نکته های کاربردی درباره اعتبار سنجی داده ها در اکسس
به یکی دیگر از آموزش های سافت پلاس در زمینه نرم افزار اکسس خوش آمدید.
امروز می خواهیم در خصوص اعتبار سنجی داده ها در اکسس با هم صحبت کنیم
اما شاید از خودتان بپرسید که منظور از اعتبار سنجی داده ها چیست ؟
اعتبارسنجی یا در اصطلاح Validation Rule یک قابلیتی در اکسس است که این امکان را برای شما فراهم می کند تا به کنترل داده ها در حین ورود آنها از سوی کاربر به نرم افزار اکسس بپردازید.
این امر امکانی را برای شما فراهم می کند که از اکسس بخواهید که از ذخیره کردن اطلاعاتی که قواعد اعتبار سنجی تعیین شده از سوی شما را نقض نموده اند صرفنظر نماید.
باید این نکته را در نظر بگیرید که همیشه امکان خطا از سوی کاربر در حین وارد کردن اطلاعات مدنظر برای شما وجود دارد.
به عنوان مثال فرض نمایید که در فیلد ی از کاربر میخواهید که کد ملی خود را وارد نماید.
همانطور که میدانید کد ملی فقط میتواند شامل کاراکترهای عددی باشد و از طرف دیگر این کد ملی نمیتواند بیش از ده رقم داشته باشد.
پس حالت مطلوب برای شما این است که اولا کاربر از یک عدد ده رقمی استفاده کند .
در ثانی به هیچ عنوان بغیر از عدد از هیچ کاراکتر دیگری استفاده ننماید.
حال اگر کاربر به جای وارد کردن رقم به اشتباه حروف را وارد نماید و یا اینکه تعداد ارقامی بالاتر و یا کمتر از ۱۰ رقم را برای کد ملی وارد نماید این امر میتواند نشان دهنده عدم دقت کاربر در وارد نمودن اطلاعات مورد نظر شما باشد.
بنابراین این شما هستید که به عنوان یک طراح بانک اطلاعاتی باید قواعد و قوانینی را برای ورود اطلاعات از سوی کاربر تعیین نمایید تا در صورتی که کاربر اطلاعاتی را خارج از این قواعد و قوانین مد نظر شما وارد نمود ، این اطلاعات را از کاربر نپذیرفته و از ذخیره نمودن آنها صرف نظر کند.
برای این منظور یعنی تعیین قواعد اعتبار سنجی متدهای مختلفی توسط نرم افزار اکسس در اختیار شما قرار گرفته است.
در این مطلب آموزشی می خواهیم با روش هایی که می توان از طریق آن ها این قواعد و قوانین خاص را برای کاربر تعیین نماییم آشنا شویم .
تعیین اعتبارسنجی داده ها با استفاده از انواع مختلف داده
معمولاً اولین کاری که برای طراحی یک بانک اطلاعاتی انجام می دهیم طراحی و ایجاد جداول در اکسس است .
همانگونه که می دانید جدولها متشکل از فیلد ها و رکوردهایی هستند که اطلاعات مورد نظر ما را در خود ذخیره می نمایند.
برای ایجاد یک فیلد در اکسس نیاز به دو تا چیز داریم.
مورد اول نام مورد نظری است که ما به فیلد مورد نظر تخصیص میدهیم و مورد دوم نیز نوع داده ای است که این فیلد می تواند بپذیرد.
همین معرفی نوع داده در اکسس می تواند ساده ترین روش تعیین اعتبار سنجی برای ورود اطلاعات از سوی کاربر باشد .
مثلا فرض کنید که یک فیلد دارید و می خواهید در داخل آن سن کاربر را وارد کنید .بعد از اینکه یک اسم مناسب برای فیلد مورد نظر انتخاب کردید نوبت به تعیین نوع داده برای آن می رسد .
معمولا بهترین انتخاب برای نوع داده یا Data Type چنین فیلدی داده نوع عددی یا همان Number است .
حالا کاربر در داخل این فیلد فقط و فقط می تواند از اعداد استفاده کند .
هر چند که تا اینجای کار خاطرتان راحت است از این بابت که کاربر نمی تواند در این فیلد متن وارد کند اما این کار هم نمی تواند تامین کننده همه آن چیزی باشد که برای اعتبار سنجی داده هایتان باید مد نظر بگیرید.
ویدئوی کوتاه زیر را ببیند تا بهتر راجع به این موضوع با هم صحبت کنیم .
راستی اگر می خواهید در مورد انواع داده ها در اکسس بیشتر بدانید توصیه می کنم که حتما مطلب انواع داده ها در اکسس و آشنایی با کاربرد آنها را مطالعه کنید
استفاده از خاصیت Required
Required قابلیت ایست که با تنظیم آن برای اکسس تعیین می نمایید که یک یا چند فیلد خاص که مد نظر شما می باشد به هیچ عنوان نباید از سوی کاربر خالی بماند.
به عنوان مثال فرض نمایید بر روی فرم خود تکست باکس برای دریافت کد ملی از سوی کاربر قرار داد ه اید و می خواهید که به هیچ عنوان کاربر این تکس باکس را خالی از اطلاعات نگذارد برای این امر کافی است در حین طراحی جدول در فیلد مربوط به کد ملی از قسمت Field Property و در کادر مربوط به Required عبارت yes را وارد نمایید.
با انجام این تنظیم اگر کاربر کد مربوط به ملی خود را در کادر مربوطه وارد نمایند اکسس با صدور پیغامی از ادامه کار کاربر جلوگیری به عمل میآورد.
استفاده از قابلیت Input Mask
یکی دیگر از قابلیت هایی که با استفاده از آنها می توانید در محیط اکسل قواعد مشخصی را برای وارد نمودن اطلاعات تعیین نمایید Input Mask ها هستند.
Input Mask ها بیشتر در مواردی به کار می روند که اطلاعات مورد نظر شما از یک قالب و فرمت خاصی برخوردار باشند.
به عنوان مثال برای دریافت شماره تلفن کاربر به همراه کد شهر محل اقامت وی می توانید آن را در قالب یکی Input Mask به صورت زیر تعریف نمایید تا علاوه بر اینکه کاربر را در ورود اطلاعات مربوط به شماره تلفن و کد شهر محل سکونت خود راهنمایی میکنید از نحوه ورود صحیح اطلاعات نیز مطمئن شوید .
استفاده از قابلیت Validation Rule
Validation Rule یکی از امکانات جالبی است که نرم افزار access برای ایجاد قواعد خاص در ورود اطلاعات از سوی کاربر بسیاری می تواند کاربرد بسیاری داشته باشد
به عنوان مثال فرض نمایید که در فیلد مربوط به کد ملی برای ما مهم است که تعداد ارقام وارد شده از سوی کاربر دقیقا برابر با عدد ۱۰ باشد برای این امر کافیست در کادر مربوط به Validation Rule عبارت مساوی ده را وارد نمایید.
همچنین قابلیت Validation Rule امکانی به نامValidation Textرا در اختیار شما قرار میدهد تا در صورتی که کاربر از قواعد تعیین شده شما در قسمت Validation Rule در حین وارد کردن اطلاعات تخطی نمود پیغام مناسبی ازسوی اکسس به کاربر نمایش داده شود برای این منظور کافیست پیغام مورد نظر خود را در قسمت مربوط به Validation Text وارد نمایید.
اکنون اگر کاربر تعداد کاراکترهایی بیشتر یا کمتر از تعداد تعیین شده در فیلد مربوط به کد ملی وارد نماید این خطا از سوی اکسس تشخیص داده شده و پیغام تعیین شده از سوی شما را به کاربر نمایش خواهد داد.
ما در مطلبی جدا بطور کامل و مفصل در خصوص قواعد اعتبارسنجی داده ها و راهها و روش های مختلفی که برای استفاده از این قابلیت برای ما توسط نرم افزار اکسس فراهم شده است پرداخته ایم .
اگر می خواهید که نسبت به استفاده از این قابلیت در اکسس مهارت کافی پیدا کنید می توانید از لینک زیر و مطلب موجود در آن استفاده کنید .
مطلب مرتبط : کار با validation rule در اکسس به همراه مثال های کاربردی
استفاده از روال های رویداد و برنامه نویسی VBA
پیشرفته ترین حالتی که می توانید با استفاده از آن به ایجاد قواعد و قوانین مورد نظر خود در وارد نمودن اطلاعات از سوی کاربر بپردازید ایجاد روالهای رویداد متناسب با هر قاعده و قانون مورد نظر خود با استفاده از کدهای VBA می باشد.
به عنوان مثال فرض نمایید که کاربر برای استفاده از برنامه شما لازم است که در ابتدای ورود به برنامه به درج کد کاربری و گذرواژه مربوط به خود بپردازد .
اکنون از طریق روالهای رویدادی که در محیط VBA ایجاد می نمایید به راحتی می توانید کنترل نمایید که آیا کاربر از نام کاربری و گذرواژه صحیح استفاده نموده است یا خیر و در صورت ورود صحیح این اطلاعات اجازه استفاده کاربر از برنامه را به او بدهید در غیر این صورت می توانید نادرست بودن اطلاعات وارد شده برای این موارد را با یک پیغام مناسب به اطلاع کاربر برسانید.
در آموزش های آینده با مثال های عملی با نحوه استفاده از روال های رویداد و کد های VBAدر تعیین قواعد و قوانین اعتبارسنجی داده ها بیشتر آشنا خواهیم شد
آنچه که در بالا مطالعه نمودید شامل ۵ روش مختلف از ایجاد قواعد اعتبارسنجی داده ها در محیط اکسس بود .